Gestión del tiempo: claves para salir a horario de la oficina

En primer lugar, tenemos que trabajar las prioridades. No todo lo que es importante es urgente. Esa máxima podrían escribirla en un post it y pegarla en la compu. La otra premisa importante es que cuando trabajamos en equipo solemos encontrarnos con muchas personas apuradas, pero “personas apuradas” y “tareas urgentísimas” no siempre van de la mano. 

Por eso la clave está en tener un día cero en el que listamos todos los objetivos semanales. Todos: esto implica, también, el listado infinito de mails que tenemos que responder, porque de otra forma esa media hora que invertimos apretando enviar no la tenemos en cuenta y se nos volaron 30 minutos del mapa. 

Una vez que la lista está hecha vamos a usar 3 colores (esto es apto excelmaníacas o fanáticas de los resaltadores por igual) y vamos dividir las tareas u objetivos a cumplir en super urgentes, importantes y las que pueden esperar. Ojo con las últimas, porque decir que un objetivo “puede esperar” no implica que podamos procrastinar eternamente. Simplemente será una tarea que puede demorar un poquito más que las otras, que son más relevantes. 

Con la lista hecha, vamos a ver qué tiempo nos llevaría -promedio, no podemos adivinarlo- cada una, y desde un lugar realista definimos cuáles vamos a hacer hoy. 

Mails, mensajes de whatsapps, campanitas del chat interno de la empresa, una compañera que te invita un café y las ciento un notificaciones que llegan hoy por segundo: afuera. 

Lo más difícil es desactivar nuestro modo multitareas y agarrarle la mano al hacer foco en lo que estamos trabajando. 

¿Vieron cuando alguien se acerca al escritorio y  pregunta “estás ocupada”’? En automático solemos responder “no, ¿qué necesitás?. Si eso lo cambiamos por “si no es urgente, prefiero terminar esto y que veamos lo tuyo”,  es más fácil sostener el foco. 

Empezar y terminar, no dejarlo para más tarde. 

 

Algo interesante  es implementar la técnica pomodoro: se basa en realizar una tarea durante 25 minutos y tomarse un recreo de 5, repitiendo esa estructura 3 veces, al cuarto bloque de 25 minutos hacés un break de 25. 

Así por ejemplo, una tarea larguísima, se convierte en mantener el foco 25 minutos, caminar 5 para estirar las piernas; seguir durante 25 minutos y descansar para ir al baño; volver al escritorio 25 minutos y calentar el agua del mate; dedicar 25 minutos más y -por ejemplo- prestar atención a alguien quien nos solicitó ayuda en medio de este bloque. 

 

Se llama técnica pomodoro justamente porque para llevarla a cabo solía usarse un reloj de cocina, de esos que marcan cuánto tiempo tiene que estar la comida en el horno.. La buena noticia es que hoy hay un montón de aplicaciones que siguen este patrón y simplemente hay que apretar play y el teléfono nos va guiando.

 

La última parte es reorganizar aquello que no llegamos a hacer. Spoiler alert: no vamos a llegar a hacer todo siempre.  Acá tenemos que dedicar un ratito sobre el final de la jornada para ver cómo encaramos lo que viene. Así cuando al día siguiente empezamos de nuevo, podemos saber por dónde arrancar y no se mezclan las prioridades. 

Y así intentar repetir diariamente y con disciplina, para que cuando llegue la hora de irnos simplemente podamos decir “hasta mañana”.