Lo primero que tenés que hacer es anotar todas las tareas que tengas pendientes, desde las más pequeñas hasta las más grandes. Nada tiene que quedar afuera. Allen las llama “cosas”, básicamente porque es información que aún no tenemos procesada. Una vez que lo hagas, vas a notar cómo de alguna manera tu mente ya se va relajando: ya no tenés que estar haciendo el esfuerzo de acordate de todo lo que tenés que hacer. Acto seguido, lo que tenés que hacer es empezar a categorizar los pendientes respondiendo estas tres preguntas:

- ¿Es realizable?

- ¿Resolverlo lleva menos de dos minutos?

- ¿Tiene deadline?

Si la respuesta es NO, podés hacer cualquiera de estas 3 cosas:

• Descartala.
• Ponerla en pausa.
• Delegarla.

Si la respuesta es Sí:

• Si lleva menos de dos minutos: hacela.
• Si tiene un deadline: calendarizala.
• Si lleva más de dos minutos: organizala.

Organizarla implica definir todos los pequeños pasos que involucra y ponerles fecha en un calendario. Básicamente bajarla a mini tareas de menos de dos minutos que puedas ir despejando.

Finalmente, Allen sugiere crear la categoría Algún día/Tal vez, con cosas que te gustaría hacer, pero que no son prioritarias. Las podés poner en un corcho, como un reminder de lo que vas a hacer una vez que ganes más tiempo gracias a este sistema.